都内同士のMTGであっても、極力、ビデオ会議を使うべし

極力移動しない 2016.4.10.

https://note.mu/shoutengai/n/n57c5c3f91198

木下さんの極力移動しないという意見に全面的に賛成である。

ポイントは、

・なるべく相手に来てもらう

・テレビ会議(skype, hungout)を活用する

ここまではごく普通のようにおもえるのだが、

・都内であっても電話会議を活用する

というのが、ポイントだろう。ここまで徹底しているひとは珍しい。実は私も以前から都内であっても電話会議にするというのを実践していて、このライフハックには賛成である。

東京の場合、往復1時間くらいで行ける距離にみんなが集まっている。だから皆合うことができて効率的だという意見が多いが、むしろこれが最大の非効率を生んでいる。1時間あれば会えるから、会いに行ってしまう。実際は、これに前後の時間などがあるので、1時間のミーティングをするのに2-3時間必要だ。一日に3件アポをいれたらそれだけでいっぱいになってしまうだろう。

これが10分で会いにいけるというなら会ったほうがいいだろうが、1時間というのが、微妙なラインなのである。会いに行っても問題ないくらいの時間だが、これが最大の時間泥棒になっている。

そこで、私も、都内でもビデオ会議を原則とすることにした。どうしても会うというなら来てもらう。これによって効率化できた時間はとても大きい。

また、わすれてはならない効果が、ミーティング時間の短縮である。テレビ会議だと、だらだら話していてもしかたがないので、すぐに議題に入るし、結論が出やすい。通常1時間の枠をとる会議が、せいぜい30分、早いと15分で終わる。

2-3時間かけて移動して行っていたMTGが、15分でおわるとなれば、これは大きい。

ただ、問題は相手方がビデオ会議用の機材を持っていないことが多いことだ。せいぜい1万円ちょっと程度であるので、一回使うだけでも元が取れる。勧めているのだがなかなか導入しようとしない。何故かは私には理解不能だ。

それから、SkypeやHungoutはセキュリティがどうのという人もいる。そういう人に限って、大した話ではなく、ご挨拶程度のMTGだったりする。本当にセキュリティが絶対必要なものに関しては、会いに行けばいのは同意するが、彼らはすべてのMTGが会社の株価に多大な影響をあたえるような極秘ミーティングだと思っているようだ。

私は現在海外在住なので、基本的にMTGはすべてビデオ会議に移行済みであり、時間効率が良い。東京に出張したときにMTGの必要がでても、ビデオ会議で済ましている。

その代わり東京に行く際には、懇親会や、会食など、顔を合わせて価値があることを多く入れるようにしている。MTGは非対面、懇親は対面、逆説的だが、これのほうが価値が出る。

 

 

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