IBMで学んだ本当のペーパーレス

ペーパーレスの話題がでたので、ボクもひとつ。
http://www.ikedahayato.com/index.php/archives/11045

ペーパーレスというが、本当にそんなのできてるんかいという疑問がボクのなかでは長年あった。業務効率落ちるんじゃとか。

以前、IBMで仕事をしたとき、彼らが本当にペーパーレスでやっているのでびっくりした。
とともに、ペーパーレスの利点を取り込んだ素晴らしいやり方で、単に紙に印刷しないというレベルのものではないところがさすがIBMだ。

IBMでは会議室にはすべてプロジェクターが備え付けでおいてある。
ケーブルをさしたらすぐ使える。

資料は、メールで事前配布し、プロジェクターに写して議論を行う。
ここまでは他のペーパーレスのところと一緒だろう。

ボクが関心したのは、議事録をその場でとっていることだ。
若手のコンサルタントが、議事録係になり、
ホワイトボードなどに書かれたようなことも、うまくまとめてその場で議事録化している。
プロジェクターが2つある場合は、もうひとつのプロジェクターに議事録を写しておく。

それで、会議の終わりに、そのまとめた議事録をプロジェクターに写して、参加者全員に確認にまとめと確認の意味でチェックしてもらう。
間違いやニュアンス違いがあれば、その場で指摘して直していく。
チェックが終わったら解散だ。

議事録に関しては、普通のやり方だと、会議終了後に誰かが議事録を書き起こし、一斉に関係者におくって、承認を得てから、再度正式番というかたちで、流されるというのが一般的だろう。
IBMではこれらのプロセスを同時並行で行い、会議終了と共に、文字通り全てが完結する仕組みをとっていた。
これには感動した。実に効率がよい。ボクもみならって、会議の際にはこの方法を全面的に取り入れている。

さらに、議事録の体裁についても革命的だった。
そのときは、報告会用の資料について検討するということだったので、パワーポイントの資料の発表と吟味を同時におこなったのだが、会議をしながら、パワーポイントの資料に、直接コメントを書き込んでいったのだ。吹き出しなどをつけて、この部分はこうだといった具合。
更に、スライドの順番を入れ替えたり、その場で語句を訂正したり。
さらなる資料が必要な場合、どれを何処にいれるか、どう方向性を変えるかということもスライド内に議事として書き込む。

そして、その修正がはいったパワーポイントを最後にみんなで確認して、終わり。議事録に相当するものは、そのパワーポイントだ。パワーポイントが議事録としてそのまま配布された。
パワポにコメントをいれたものが議事録?最初これには違和感あったが、2度ほどやってみて、これが実に効率的であるということがわかった。

ペーパーレスというのは、単に紙をつかわずプロジェクターにうつせばいいというものではない。紙のコストを削減して環境に優しいということはいいが、それでかえって手間がふえては意味が無い。仕事のやり方の変革を伴って効率化してこそのペーパーレスである。

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